Setelah sebelumnya kita telah membahas pengertian tahap audit sertifikasi ISO secara umum, kali ini waktunya untuk memahami pengertian dari audit internal ISO lebih spesifik. Dengan memahami bagian tersebut diharapkan nantinya Anda dan tim bisa mempersiapkan kebutuhan audit dengan lebih baik.
Untuk mencari tahu penjelasan lebih lengkapnya, Ana bisa menyimak informasi berikut.
Daftar Isi
Definisi dari Audit Internal ISO
Audit internal ISO adalah proses sistematis dalam tahap sertifikasi yang bertujuan untuk mengevaluasi dan memantau kegiatan operasional perusahaan memastikan semuanya sudah sesuai dengan prosedur dan standar ISO.
Istilah lain dari audit internal adalah “First party audit,” dilakukan oleh tim auditor internal dari suatu perusahaan yang telah mendapatkan pelatihan, sehingga mereka dapat melakukan audit sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Audit internal ini dilakukan di semua standardisasi, tidak hanya ISO 9001: Sistem Manajemen Mutu saja melainkan standar ISO lainnya seperti ISO 27001, 37001, 14001, dan sebagainya dengan penyesuaian topik dan ruang lingkupnya.
Apa Tujuan dan Manfaat Mengadakan Audit Internal ISO?
Ada sejumlah alasan mengapa perusahaan wajib melakukan audit internal saat sertifikasi ISO. Berikut ini beberapa hal penting yang perlu Anda pahami:
- Mengaudit dan mengevaluasi keandalan dan efektivitas sistem pengendalian internal.
- Memastikan kepatuhan terhadap standar, kebijakan, dan prosedur yang berlaku melalui audit.
- Mengidentifikasi area risiko kerugian dan merekomendasikan cara untuk memaksimalkan keuntungan melalui audit.
- Memvalidasi akurasi dan keandalan informasi organisasi melalui proses audit.
- Menilai integritas data yang disajikan kepada manajemen sebagai bagian dari audit.
- Menyediakan rekomendasi audit dan umpan balik kepada manajemen untuk perbaikan dan pertumbuhan.
- Mencari peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem melalui temuan audit.
Manfaat Audit Internal Sertifikasi ISO
Adapun untuk manfaat dari tahapan ini yaitu sebagai berikut:
- Meningkatkan Kepatuhan terhadap Standar
Audit internal memastikan bahwa organisasi mematuhi standar ISO yang berlaku. Dengan adanya evaluasi rutin, perusahaan dapat mengidentifikasi ketidaksesuaian sejak dini dan segera mengambil tindakan perbaikan. - Meningkatkan Efisiensi Proses
Melalui audit internal, perusahaan dapat menemukan area yang membutuhkan perbaikan dan mengoptimalkan proses kerja. Hal ini membantu meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi pemborosan sumber daya. - Memperkuat Sistem Manajemen Risiko
Audit internal membantu organisasi dalam mengidentifikasi risiko potensial dan mengambil langkah mitigasi yang tepat. Dengan sistem pengawasan yang kuat, perusahaan dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau kegagalan dalam proses bisnis.
4 Tahapan Audit Internal ISO Secara Umum
Untuk melakukan audit internal sesuai dengan prosedur, ada beberapa tahapan yang harus dilalui perusahaan.
Baca juga:Lakukan 5 Hal Ini Untuk Memaksimalkan Audit Internal ISO
Tingkat kesulitan bergantung pada kemampuan tim internal dan bagaimana proses pelatihan audit sebelumnya. Di sini kami tidak akan menjelaskan proses training atau pelatihannya.
1. Perencanaan Audit Internal
Pertama, audit internal harus direncanakan dengan baik agar tujuan dan prioritasnya dapat ditetapkan secara jelas.
Perusahaan perlu menyusun rencana audit lebih awal agar dapat mengatur komunikasi dengan pihak terkait serta memastikan akses terhadap dokumen dan proses yang diperlukan. Dengan perencanaan yang matang, audit dapat berjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Contoh pertanyaan audit tingkat dasar:
- Apa saja tanggung jawab Anda di sini?
- Pelatihan apa yang diterima karyawan baru?
- Bagaimana Anda menjamin kualitas produk?
- Apakah ada masalah kualitas yang berulang? Bagaimana cara mengatasinya?
- Apakah karyawan paham kebijakan mutu?
- Apakah keluhan pelanggan meningkat atau menurun?
- Bagaimana Anda mencari tahu penyebab keluhan?
- Bagaimana hasil perbaikan diberitahukan kepada karyawan?
2. Penetapan Jadwal dan Tenggat Waktu
Tahap perencanaan mencakup penyusunan jadwal untuk setiap aktivitas audit serta penetapan tenggat waktu. Semua tugas harus didefinisikan dengan jelas agar proses audit berjalan efektif.
Selain itu, rencana audit harus mempertimbangkan pemahaman menyeluruh tentang organisasi dan lingkungannya. Informasi ini kemudian disampaikan secara jelas dalam rapat pembukaan.
3. Pelaksanaan dan Pengawasan Audit
Proses audit internal harus diawasi secara ketat oleh Ketua Tim Audit yang telah ditunjuk. Ketua tim bertanggung jawab memastikan audit berjalan sesuai rencana. Selain itu, kinerja tim audit harus dievaluasi secara berkala, sebagaimana halnya evaluasi kinerja karyawan dan anggota organisasi lainnya.
4. Pelaporan Hasil Audit
Setelah audit selesai, laporan komprehensif harus dibuat untuk merangkum seluruh temuan.
Hasil audit perlu dikomunikasikan secara cepat dan ringkas agar manajemen dapat segera mengambil tindakan yang diperlukan. Penyajian temuan yang jelas akan membantu perusahaan dalam menentukan langkah perbaikan dan peningkatan sistem.
Itu dia penjelasan mengenai audit internal sertifikasi ISO. Perusahaan Anda membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan tahapan ini? Jasaiso.id menyediakan sertifikasi ISO bersama konsultan yang profesional.
Tim konsultan kompeten kami antara lain Deddy Taufik Hidayat (Ir, MBA, CRP, CQMS, CIAE, C.RM), Abdul Qahar Musachir (ISO Senior Consultant), dan lainnya.
Hubungi kami untuk mendapatkan informasi audit internal sertifikasi ISO!