Istilah audit internal ISO akan sering Anda dengar ketika badan usaha Anda akan melalui proses sertifikasi dalam waktu dekat. Seperti yang Anda ketahui standardisasi internasional tidak bisa berlaku efektif dalam hitungan hari, diperlukan adanya pengecekan, pemantauan, dan pemeriksaan berkala mengenai implementasi sistem yang telah diterapkan.
Oleh karena itu, badan usaha dipersyaratkan untuk mengadakan audit internal untuk mengetahui poin-poin apa saja yang masih belum terlaksana dengan baik.Untuk memahami lebih jauh mengenai definisi dan contoh audit internal ISO berikut ini penjelasannya.
Daftar Isi
Apa Itu Internal Audit ISO?
Internal audit ISO atau biasa disebut juga sebagai first party audit adalah serangkaian kegiatan yang terukur secara sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk mendapatkan audit evidence (bukti audit) untuk kemudian dilakukan evaluasi secara objektif sehingga badan usaha dapat mengetahui sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi.
Mengacu pada ISO 9001:2015 pada bagian klausul 9.2 audit internal merupakan sesuatu yang wajib bagi setiap badan usaha, lembaga, atau organisasi yang hendak memperoleh sertifikat ISO.
Lantas apa saja yang diaudit?
Menurut ketentuan yang berlaku bagian yang termasuk kedalam pembahasan audit internal ISO antara lain mencakup regulasi hingga persyaratan yang dijadikan sebagai bagian dari rujukan.
Selain itu, dalam pelaksanaan audit internal ada juga sejumlah persyaratan yang harus terpenuhi. Berikut ini beberapa poin-poinnya:
- Departemen yang akan diaudit dan tim auditee
- Auditor profesional yang berpengalaman
- Tim audit internal yang sudah mempunyai awareness yang cukup baik
- Jadwal waktu untuk audit
- Tempat dan fasilitas penunjang proses audit
Alasan Kenapa Audit Internal Harus Dilakukan
Sebagai bagian penting dalam sistem pengurusan ISO, tentunya diwajibkannya audit internal karena urgensinya juga tinggi. Berikut beberapa alasan sekaligus fungsi dari adanya audit ISO di bagian dalam
- Sebagai penentu agar mengetahui pemenuhan sistem standardisasi ISO yang sedang diurus
- Menjadi acuan apakah implementasi standar ISO yang diterapkan sudah terpelihara dengan baik atau masih terdapat banyak penyimpangan
- Tolak ukur untuk mengidentifikasi regulasi yang memerlukan perbaikan atau evaluasi
5 Cara Jitu Memaksimalkan Audit Internal ISO, Persiapkan Hari Ini!
Tidak ada jalan pintas untuk mendapatkan performa yang bagus pada saat pengadaan audit internal ISO, badan usaha dan team Anda perlu membuat komitmen kuat untuk bersama-sama mengimplementasikan standardisasi ISO yang akan diurus.
Berikut ini beberapa poin penting yang perlu Anda catat dan bisa dipersiapkan dari sekarang.
1. Mempersiapkan Tim ISO yang Ideal
Menententukan team untuk ISO untuk proses audit internal adalah langkah awal yang perlu dilalui oleh badan usaha. Tim yang mengikuti audit internal sebaiknya tidak mempunyai kepentingan dala atau tanggungjawab langsung atas tugas yang diaudit. Tujuannya adalah memberikan improvement mengenai pemahaman berkaitan dengan praktik dan teknis masalah kerja yang dihadapi oleh setiap tim.
Baca juga: Pengguna Data Dukcapil Harus Mengikuti ISO 27001?
Adapun untuk bagian auditor ISO setidaknya mampu memahami dan menilai apakah proses audit yang dilakukan sudah terdokumentasi sesuai dengan prosedur atau belum. Melihat rekomendasi yang ada, kriteria untuk menjadi auditor mempunyai kriteria open minded, diplomatik, cermat, teliti, dan berlaku tegas objektif.
Auditor internal mempunyai tanggungjawab yang besar, ia akan berurusan dengan informasi dan data yang bersifat rahasia (top secret information) oleh karena itu ia juga harus amanah dan mempunyai kebijaksanaan yang baik.
2. Lakukan Memanajemen Audit Internal ISO Terjadwal
Audit ISO setidaknya dilakukan 1 tahun sekali disesuaikan lagi dengan kondisi badan usaha dan standardisasi yang sudah diterapkan. Diperlukan adanya pengelolaan yang baik untuk membicarakan hal-hal krusial seperti:
1. Mencari tahu kemungkinan prosedur rumit yang sehingga diperlukan audit secara terpisah
2. Menganalisis persoalan besar yang menjadi penghambat dalam implementasi ISO sehingga perlu lebih sering dilakukan peninjauan lebih sering
3. Menimbang apakah diperlukan pendekatan langsung dalam pelaksanaan audit ISO
Audit menyeluruh akan menghabiskan banyak waktu, oleh karena itu diperlukan adanya pertimbangan status bagian mana saja yang perlu diaudit sehingga lebih efektif secara penggunaan waktu. Hal yang perlu diingat adalah audit ISO tidak bisa dijadikan penyelesaian masalah yang bisa dilakukan secara cepat dan kilat.
Justru sebaliknya, audit internal ISO dibutuhkan sebagai prosedur analisis, pemeriksaan mendalam mengenai pengaruh jangka panjang, jadi prosesnya dilakukan bertahap.
3. Membangun Lingkungan Audit Internal ISO yang Profesional
Langkah berkutnya adalah membuat lingkungan audit sebagai tempat yang nyaman, jangan menjadikan acara ini sebagai sarana untuk menjatuhkan orang, menguntungkan salah satu pihak sehingga terjadinya konflik kepentingan.
Baca juga : Apa Itu Prinsip 4 No Anti Penyuapan ISO 37001
Jadikan proses audit internal ISO sebagai sumber untuk mendapatkan informasi dan menilai perubahan seperti apa yang sebaiknya dilakukan agar badan usaha, organisasi,atau lembaga bisa menjadi lebih baik lagi kedepannya. Adapun beberapa hal yang bsia dilakukan untuk mencapai audit ISO yang sukses antara lain:
- Mengamati prosedur yang sedang dilakukan dengan saksama
- Melihat catatan dan dokumen yang sudah dibuat
- Menggunakan bahasa yang baik ketika menyampaikan pernyataan dan infomrmasi
- Tidak membuat pernyataan yang bersifat menyindir, menghina atau merendakan salah satu pihak
4. Melakukan Pencatatan Temuan Terstruktur
Audit finding atau temuan harus didasarkan pada bukti yang objektif. Setiap temuan yang ada perlu dijabarkan kembali dalam laporan audit mutu internal untuk kemudian ditindaklanjuti hingga proses verifikasi untuk memastikan semua audit finidng telah diperbaiki sampai tuntas.
Dalam pencatatan temuan berikut terdapat setidaknya tiga bagian yaitu: ketidaksesuaian, tindakan tindak lanjut, laporan ringkasan.
5. Membuat Arsip Dokumentasi ISO yang Tertata dan Aman
Percuma mengadakan audit internal ISO jika dokumen yang dibuat semuanya hilang dan tidak tersimpan dengan baik. Oleh karena itu, badan usaha, lembaga, atau organisasi perlu membuat aturan manajemen arsip dokumentasi ISO. Pastikan data-data audit terpelihara dengan baik.
Terkesan sepele, namun nyatanya hal ini sangat penting dan banyak diabaikan oleh perusahaan. Audit dilakukan berkala, dokumen harus lengkap dari proses audit pertama hingga sekarang sehingga adanya perubahan atau pengaruh kebijakan tertentu bisa diketahui.
Track record dokumen akan memudahkan badan usaha ketika menghadapi berbagai kendala terkait implementasiISO.
Demikian informasi yang dapat kami sampaikan mengenai tahapan-tahapan memaksimalkan audit internal ISO, semoga bisa membantu.
Berlokasi di luar Jabodetabek?
Jasaiso.id menyediakan konsultan iso banten dan daerah lainnya pengurusan ISO dibantu sampai tuntas layanan menyeluruh di Indonesia.
Kami bersedia untuk mengurus ISO dari perusahaan bapak/ibu, tersedia pilihan ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, dan ISO 37001. Konsultasikan dan hubungi kami untuk mendapatkan solusi terbaik.