Dalam proses sertifikasi ISO, perusahaan akan diminta untuk mempersiapkan tim yang nantinya bertugas sebagai auditor internal. Mereka adalah tenaga profesional untuk mendata, melakukan dokumentasi, evaluasi, dan membuat laporan mengenai kesiapan badan usaha dalam menerapkan standar ISO.
Apabila badan usaha tidak mempunyai auditor internal, maka ini akan menyulitkan proses sertifikasi dan juga tahapan penting lainnya.
Tim auditor internal ISO punya tugas menjalankan prinsip PDCA (Plan-Do-Check-Action), langkah ini tidak boleh terlewat dalam pengurusan atau sertifikasi ISO.
Jadi, sebenarnya apa tugas dan tanggung jawab dari auditor internal? Untuk menjawab pertanyaan tersebut kami akan buatkan rangkuman lebih lengkapnya di bawah.
Daftar Isi
5 Tanggung Jawab dan Tugas Auditor Internal, Ternyata Seperti Ini
Peran penting seorang auditor internal bukanlah omong kosong belaka. Kami akan buktikan bahwa perusahaan Anda perlu menyiapkan tenaga profesional di bidang ini.
1. Mengumpulkan dan Analisis Bukti Audit
Setiap temuan atau masalah yang muncul dalam proses audit juga perlu didukung dengan bukti yang memadai. Dalam hal ini seorang auditor tidak bisa gegabah dalam membuat laporan.
Asumsi dan prasangka tidak bisa digunakan, mereka perlu memaparkan bukti yang kuat bahwa pihak yang terkait melakukan kesalahan.
Selain itu, audit internal tidak hanya mengumpulkan temuan masalah melainkan juga mereka perlu mengumpulkan bukti berupa pencapaian atau prestasi.
Ini bertujuan sebagai apresiasi atas kepatuhan atau kemampuan untuk menerapkan standar sesuai dengan apa yang diarahkan sebelumnya.
2. Mencari Data Mengenai Bagian yang Akan Diaudit
Kemudian, seorang auditor internal juga perlu menguasai pengetahuan yang cukup tentang bagian yang akan mereka audit. Pengetahuan ini merujuk pada pemahaman prosedural, struktur organisasi, jabatan, dan catatan mutu.
Inilah alasan mengapa mereka yang berperan sebagai auditor biasanya mempunyai kesadaran yang baik, inisiatif yang tinggi, dan pola berpikir yang kritis.
Tanpa menguasai poin-poin di atas maka rasanya akan sangat sulit bagi seseorang untuk menjadi bagian dari auditor internal dan melaksanakan tugasnya.
Baca juga: Sertifikasi Lead Auditor Course ISO dan Manfaat Memperolehnya
3. Membuat Checklist Audit
Sistem checklist audit digunakan oleh auditor internal untuk mengumpulkan data dan informasi mengenai standar yang sudah diimplementasikan. Bagian ini nantinya akan ditanyakan kepada pihak yang diaudit, metode checklist mempermudah serta membuat semuanya lebih efisien. Sampai saat ini masih banyak diandalkan oleh para auditor internal ISO.
4. Melaporkan Temuan Audit
Selanjutnya, auditor internal juga mempunyai tugas untuk membuat laporan atas temuan audit. Nantinya bagian ini perlu mendapatkan tindakan lanjut dari auditee (pihak yang sedang di audit). Lebih dari itu, auditor juga perlu menetapkan waktu kepada mereka agar proses evaluasi atau perbaikan tidak mengulur waktu dan terlaksana dengan segera.
5. Melakukan Pemeriksaan Sistem di Setiap Bagian
Saat pelaksanaan audit berlangsung, auditor internal wajib teliti dan memperhatikan area auditee dengan baik.
Sebaiknya tidak hanya berfokus pada apa yang ada di audit checklist, melainkan auditor perlu berinisiatif untuk melihat lingkungan kerja, komitmen, serta kesiapan mereka untuk memperbaiki standar yang ada.
Proses ini sangat melelahkan dan membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Namun, ini sudah menjadi tugas dan tanggung jawab seorang auditor internal yang tidak bisa ditinggalkan begitu saja.
Karena alasan inilah auditor internal yang dipilih mempunyai kegigihan tinggi dan dedikasi yang besar terhadap kemajuan organisasi.
Baca juga: 3 Alasan Utama untuk Mulai Sertifikasi ISO Bisnis Properti!
Kriteria Auditor Internal yang Baik dari Segi Sikap dan Kesiapannya
Perusahaan merasa kesulitan untuk mengukur kualitas auditor internal ISO? Berikut ini kami bantu jelaskan apa saja yang harus terpenuhi dan dihindari sebagai upaya untuk menyiapkan tenaga audit internal yang profesional.
Kualitas Auditor Internal yang Baik dan Kompeten
- Mampu bersikap independen dan tidak melakukan keberpihakan terhadap auditee
- Dapat menjadi pendengar dan pengamat (observer) yang cermat
- Senang melakukan dokumentasi pencatatan data-data
- Mempunyai skill komunikasi yang bagus dan bersikap bijaksana dalam menyanggah atau merespons auditee
- Menguasai pemahaman yang baik mengenai teknis audit internal dan pengetahuan tingkat lanjut mengenai hal tersebut
- Bersikap jujur dan adil
Kualitas Auditor Internal yang Wajib Dihindari
- Kurang persiapan, terbisa membuat semuanya mendadak
- Mudah terpengaruh oleh argumen auditee
- Tidak tegas dan konsisten dalam menyatakan sesuatu karena kurangnya pemahaman terhadap apa yang mereka kerjakan
- Sombong dan angkuh merasa mempunyai posisi yang lebih tinggi dengan mudahnya bisa menyalahkan auditee tanpa bukti
- Terlalu sering menggunakan pendapat pribadi dan tidak mampu bersikap objektif
- Kurangnya minat terhadap audit internal menjadi auditor karena terpaksa
Demikian penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab auditor internal serta beberapa penyederhanaan poin yang harus ada dan perlu kita hindari jika menjadi seorang tim audit.
Semoga informasi ini bermanfaat, apabila Anda membutuhkan bantuan untuk menyiapkan tim audit untuk sertifikasi ISO auditor silahkan hubungi Jasaiso.id, kami dengan senang hati akan mempersiapkan tim Anda menjadi tenaga audit yang kompeten.