Dalam ISO 37001 berkaitan dengan Sistem Manajemen Anti Penyuapan terdapat istilah asing bernama due diligence. Jika kita terjemahkan maka artinya bisa berbeda-beda, ada yang menyebut uji kelayakan, uji kepatutan, dan juga uji tuntas.
Namun sebenarnya apa definisi due diligence sendiri jika ditinjau dari prespektif ISO 37001:2016?
Pada kesempatan kali ini kami akan menjelaskan membahas mengenai hal tersebut kepada Anda. Dengan demikian kesiapan untuk mengimplementasikan ISO SMAP semakin lebih baik.
Tentunya akan mustahil jika suatu sistem diterapkan dengan efektif sedangkan partisipannya saja belum memahami hakikat mendasar dari isi yang terdapat dalam standardisasi tersebut.
Diperlukan adanya sosialisasi bertahap untuk memastikan setiap karyawan dan anggota perusahaan bisa memahami dengan baik poin-poin yang ditunjukan dalam standar ISO.
Daftar Isi
Apa Itu Due Diligence ISO 37001?
Due diligence secara umum adalah suatu tahapan untuk menilai lebih lanjut tingkatan risiko penyuapan. Hal ini dilakukan untuk menjadi acuan bagi organisasi atau badan usaha untuk mengambil suatu keputusan yang berkaitan dengan proyek, aktivitas spesifik dari rekan bisnis dan personel.
Seperti yang sudah disebutkan di atas bahwa poin ini terdapat pada klausul 8.2, sedangkan untuk panduan dan persyaratannya tercantum pada dokumen lampiran A.10.
Lebih lanjut, tujuan diadakannya due diligence ISO 37001 yaitu untuk mengevaluasi lingkup skala dan sifat risiko penyuapan. Proses ini juga merupakan bentuk dari tindakan antisipatif terhadap segala bentuk kemungkinan adanya penyuapan dari berbagai pihak.
Setelah tercium adanya suap atau korupsi, maka keputusan harus ditetapkan. Adapun opsi yang bisa diambil adalah menunda, menghentikan, hingga merevisi kebijakannya kembali.
Ini 6 Manfaat Due Diligence ISO 37001 Bagi Perusahaan
Pendekatan untuk mencegah segala bentuk penyuapan dalam ISO 37001 pastinya memberikan manfaat tersendiri bagi organisasi atau perusahaan yang berhasil mengimplementasikannya dengan baik. Meskipun membutuhkan proses yang cukup panjang, namun dengan menerapkan due diligence ISO 37001 maka manfaat yang bisa diperoleh antara lain.
1. Perusahaan Mampu Menilai Tingkat Kendali Dan Visibilitas
Adanya uji tuntas yang diarahkan oleh ISO 37001 membuat badan usaha mampu mengidentifikasi tingkat kendali dari suatu pihak. Dengan demikian setiap tindakan yang tidak sesuai dengan acuan anti penyuapan bisa diketahui sehingga tindakan bisa dilakukan dengan segera.
2. Badan Usaha Dapat Mengetahui Kompleksitas Bisnis
Ada laporan yang lebih jelas mengenai penjualan produk secara langsung atau tidak langsung, penentuan diskon, pemberian kontrak, hingga prosedural terkait lelang.
3. Adanya Evaluasi Terhadap Pengaturan Pembiayaan
Untuk mencegah adanya kickback dan segala macam risiko penyuapan, maka evaluasi terhadap pengalokasian biaya bisa dilakukan dengan demikian informasi pembiayaan lebih transparan dan jelas.
Baca juga: Apa Itu Prinsip 4 No Anti Penyuapan ISO 37001
4. Evaluasi Terhadap Mitra yang Bekerjasama
Perusahaan akan lebih waspada terhadap adanya kemungkinan penyuapan dari sisi eksternal seperti rekan bisnis, pihak ketiga, bahkan pejabat publik. Dengan demikian reputasi perusahaan juga lebih terjaga.
5. Meninjau Kembali Kompetensi Pihak Terkait
Setiap pekerjaan harus dikerjakan oleh orang yang kompeten di bidangnya, uji kelayakan (due diligence) akan memastikan hal ini berjalan sesuai dengan prosedur. Dengan demikian produktivitas juga semakin baik.
6. Kontrol Terhadap Reputasi Bisnis Dalam Pers
Nama baik perusahaan tentunya harus dijaga sebaik-baiknya. Tindakan uji tuntas akan memungkinkan adanya kontrol terhadap reputasi bisnis Anda. Implementasinya sesuai ISO 37001 menjamin bahwa corporate tidak terlibat dalam segala tindak suap dalam bentuk apapun.
Hal yang Perlu Dievaluasi Uji Kelayakan Pada Rekan Bisnis
Uji kelayakan (due diligence) pada ISO 37001 ada yang menitikberatkan pada panduan mengenai bagaimana Anda memilih partner bisnis yang tepat. Karena, perusahaan besar umumnya mempunyai relasi yang kuat dengan vendor yang kredibel.
Berikut ini beberapa bagian yang bisa Anda cek kembali sebelum memutuskan untuk bekerjasama dengan suatu pihak (eksternal).
1. Legalitas Badan Usaha Mitra Bisnis
Ini adalah hal yang mendasar, jika Anda tidak ingin terjerat hukum sebaiknya pastikan mitra bisnis Anda sudah mengantongi legalitas yang lengkap. Tidak sedikit perusahaan yang mengabaikan hal ini padahal pengaruhnya jelas buruk. Suatu vendor atau mitra yang mendirikan usaha secara tidak resmi berarti tidak mempunyai komitmen untuk berorientasi pada kerjasama jangka panjang. Adapun dokumen yang sebaiknya dicek antara lain akta pendirian usaha, legalitas standar, izin lokasi, dan sebagainya
2. Kompetensi dan Kualifikasi Vendor
Keahlian adalah hal utama yang membedakan vendor berkualitas dan yang tidak. Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk mentandatangani kontrak perjanjian kerjasama pastikan mereka memang kompeten di bidangnya, memiliki sarana dan fasilitas yang baik untuk menunjang pekerjaan.
3. Sertifikasi ISO yang Telah Diterapkan
Jika Anda sudah mengimpementasikan ISO maka sebaiknya rekan bisnis Anda juga melakukan hal yang sama. Ini akan menciptakan komitmen yang kuat untuk melakukan sesuatu yang terbaik sesuai dengan standardisasi internasional. Dalam hal ini misal penerapan ISO 37001 jadi dari pihak eksternal juga harus ada komitmen untuk tidak melakukan tindak penyuapan dalam kondisi kondisi apapun.
Kesimpulan
Due diligence merupakan sistem uji kelayakan yang baik untuk memastikan setiap pihak (internal dan eksternal) dari suatu badan usaha mampu memenuhi kriteria sebagai personel yang berkompeten dan mematuhi kebijakan. Penerapan uji tuntas dalam ISO 37001 sangatlah dibutuhkan, sehingga harus direncanakan dengan baik agar sistem bisa berjalan dengan sukses.
Meskipun demikian due diligence bukanlah alat yang sempurna, keberhasilan ditentukan dari berbagai faktor termasuk pemahaman personel, kepatuhan terhadap sistem, dan sebagainya.
Apabila Anda membutuhkan sertifikat ISO SMAP, maka silahkan hubungi jasa sertifikasi ISO 37001 jakarta pusat, kami siap membantu Anda untuk menerapkan setiap klausul pada standardisasi ISO tersebut.