Surveillance ISO adalah tahap proses audit pemantauan, pengawasan yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi independen terhadap organisasi atau badan usaha yang telah menerapkan standar ISO.
Seperti yang kita ketahui implementasi standardisasi ISO sifatnya berkelanjutan dan terus dicek progress-nya secara berkala. Surveillance bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi masih menjalankan sistem manajemen sesuai dengan standar ISO yang berlaku dan tetap memenuhi persyaratan yang sudah ditetapkan.
Daftar Isi
Hal yang Mencakup Surveillance ISO, Ini Bagian Terpentingnya
Dalam penerapannya, pemantauan sertifikasi ISO atau surveillance setidaknya mencakup beberapa hal penting berikut:
- Audit internal dan evaluasi manajemen
- Peninjauan tindakan korektif atas ketidaksesuaian yang ditemukan pada audit sebelumnya
- Penanganan keluhan pelanggan atau pihak terkait
- Efektivitas sistem manajemen dalam mencapai tujuan organisasi yang tersertifikasi
- Perkembangan dari kegiatan yang direncanakan untuk peningkatan berkelanjutan
- Keberlangsungan pengendalian proses operasional
- Evaluasi terhadap setiap perubahan yang terjadi, dan
- Penggunaan logo serta/atau referensi sertifikasi lainnya.
Kapan dilakukan audit surveillance? Berdasarkan ketentuan yang berlaku umumnya tahap ini dilakukan minimal 1 tahun sekali, waktu audit pemantauan pertama sebaiknya tidak lebih dari 12 bulan sejak sertifikat diterbitkan dan surveillance kedua tidak lebih dari 24 sejak sertifikat terbit.
Manfaat Melakukan Surveillance ISO untuk Organisasi
Ada sejumlah manfaat yang bisa didapatkan apabila perusahaan atau organisasi mengikuti tahap surveillance ISO secara terjadwal.
1. Menjamin Kepatuhan Berkelanjutan
Apakah standar ISO cukup dipenuhi hanya saat sertifikasi saja? Tentu tidak. Proses surveillance membantu organisasi memastikan bahwa kepatuhan terhadap standar tetap terjaga secara konsisten, bahkan setelah sertifikasi diperoleh.
Audit berkala ini menjadi pengingat penting bahwa sistem manajemen yang telah dibangun harus terus dijalankan dan diperbaiki sesuai kebutuhan.
2. Mengidentifikasi Masalah dan Mengatasinya Lebih Awal
Kadang, masalah kecil dalam proses internal tidak langsung terlihat hingga dampaknya cukup besar. Dengan surveillance ISO yang terjadwal, potensi masalah dapat ditemukan lebih awal melalui evaluasi sistem yang menyeluruh. Hal ini memungkinkan organisasi untuk segera mengambil tindakan korektif, sebelum isu tersebut berkembang dan merugikan operasional.
3. Mendorong Meningkatkan Kinerja Organisasi
Apakah surveillance hanya soal pemeriksaan dokumen? Tidak sesederhana itu. Proses ini sekaligus menjadi momen evaluasi menyeluruh atas efektivitas sistem manajemen.
Melalui temuan dari audit, organisasi bisa menggali area yang masih bisa ditingkatkan dan mendorong terciptanya budaya kerja yang lebih efisien, terstruktur, dan adaptif terhadap perubahan.
4. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan dan Pemangku Kepentingan
Saat organisasi menunjukkan komitmennya dalam menjaga standar mutu secara berkelanjutan, kepercayaan dari pihak eksternal pun tumbuh.
Baik itu pelanggan, mitra bisnis, maupun investor, mereka cenderung merasa lebih yakin untuk menjalin kerja sama dengan organisasi yang memiliki sistem yang terjaga dan transparan.
Surveillance ISO menjadi bukti nyata bahwa organisasi Anda tidak hanya fokus pada hasil, tetapi juga pada proses yang berkelanjutan dan dapat dipercaya.
Baca juga: Pengertian ISO 19011 Manajemen Audit, Tim Anda Wajib Paham!
Apakah Audit Surveillance Berlaku untuk Semua Standar ISO?
Ya, secara umum audit surveillance ini berlaku untuk semua standar ISO baik itu ISO 9001, 27001, 45001, 22000, 37001, dan lain sebagainya menyesuaikan dengan standar yang diterapkan organisasi.
Selain itu, proses pemantauan juga dilakukan secara universal pada organisasi badan usaha skala besar, menengah, atau kecil. Pihak yang memperoleh sertifikat ISO wajib melalui proses surveillance untuk membuktikan apakah mereka masih layak untuk menyandang sertifikasi ISO setelah beberapa tahun.
Proses Pelaksanaan Audit Surveillance Sertifikasi ISO
Tahap pemantauan audit membutuhkan proses yang cukup rumit, di sini kami berikan gambaran umum secara sederhananya:
1. Persiapan Audit
Organisasi memulai tahap ini dengan audit internal untuk memastikan sistem manajemen sudah sesuai standar ISO. Dokumen seperti kebijakan, prosedur, dan catatan audit sebelumnya juga diperbarui agar siap diperiksa oleh lembaga sertifikasi.
2. Tinjauan Manajemen dan Audit Internal
Manajemen melakukan evaluasi atas efektivitas sistem yang berjalan. Selanjutnya, audit internal dilaksanakan untuk menemukan potensi ketidaksesuaian sebelum audit dari pihak eksternal dilakukan.
3. Audit Surveillance oleh Lembaga Sertifikasi
Auditor eksternal meninjau dokumen, mewawancarai staf, serta mengamati operasional secara langsung. Proses ini dilakukan rutin setiap tahun selama masa berlaku sertifikat, yang biasanya berlangsung tiga tahun.
Baca juga: Apa Itu Tahap Audit ISO? Begini Definisi, Tujuan, dan Jenisnya
4. Penilaian dan Tindakan Korektif
Auditor akan memeriksa apakah organisasi masih menerapkan sistem sesuai ISO. Jika ditemukan ketidaksesuaian, organisasi wajib segera melakukan perbaikan.
5. Pelaporan dan Tindak Lanjut
Hasil audit dirangkum dalam laporan yang berisi temuan dan rekomendasi. Organisasi kemudian harus memastikan perbaikan dilakukan dan dijaga secara berkelanjutan.
6. Pemantauan Berkelanjutan
Untuk menjaga mutu, organisasi terus meninjau dan memperbaiki sistem internal, sebagai persiapan menuju surveillance berikutnya.
Demikian penjelasan mengenai surveillance ISO, semoga bermanfaat. Jika Anda butuh bantuan untuk melakukan pengurusan atau ada kendala dengan sertifikasi ini maka bisa langsung berkonsultasi dengan menghubungi tim konsultan ISO, kami siap memberikan layanan terbaik untuk Anda.