4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya
Perusahaanberkomitmen untuk mendefinisikan posisi organisasi di pasar bisnis dan memahami bagaimana faktor-faktor yang relevan yang timbul dari masalah hukum, politik, ekonomi, sosial dan teknologi yang mempengaruhi arah strategis dan konteks bisnis organisasi.
Perusahaan mengidentifikasi, menganalisa, memonitor dan meninjau faktor yang dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untuk memuaskan pelanggan dan stakeholder, serta; faktor yang dapat mempengaruhi stabilitas proses, atau integritas sistem manajemen.
Untuk memastikan bahwa SMM sejalan dengan strategi, sementara mempertimbangkan faktor internal dan eksternal yang relevan; organisasi menyusun dan menganalisis informasi yang relevan untuk menentukan dampak potensial pada konteks dan strategi bisnis berikutnya.
Perusahaan memonitor dan meninjau informasi ini untuk memastikan bahwa pemahaman terus-menerus tentang persyaratan masing-masing bagian adalah diperoleh dan dipelihara. Untuk mempermudah pemahaman konteks, secara teratur organisasi mempertimbangkan untuk membahas masalah yang mempengaruhi konteks organisasi dalam rapat tinjauan manajemen dan disampaikan melalui notulen dan dokumen perencanaan bisnis.
Output dari kegiatan ini adalah sebagai masukan untuk pertimbangan risiko dan peluang, dan tindakan yang diambil untuk mengatasinya.
Meskipun organisasi mengakui bahwa ISO 9001: 2015, ISO 14001:2015 dan OHSAS 18001:2007 tidak mempersyaratkan bahwa konteks organisasi harus dipelihara sebagai informasi yang didokumentasikan, organisasi tetap menjaga dan memeliharanya; selain dalam dokumen ini, informasi lainnya didokumentasikan dan dijelaskan sebagai berikut :
1. Analisis rencana bisnis, strategi dan komitmen hukum dan peraturan;
2. Analisis teknologi dan kompetitor;
3. Laporan ekonomi dari sektor bisnis yang relevan;
4. Laporan teknis dari para ahli teknis dan konsultan;
5. Laporan untuk isu-isu internal;
6. Laporan untuk isu-isu eksternal;
7. Risalah pertemuan (Tinjauan Manajemen), peta proses dan laporan- laporan, dll.
Konteks Organisasi didokumentasikan pada lampiran dalam pedoman sistem manajemen terintegrasi ini.
4.2 Kebutuhan dan Harapan Pihak-pihak yang Berkepentingan
Perusahaantelah menentukan pihak mana yang berkepentingan dan relevan dengan sistem manajemen mutu, lingkungan, keselamatan dan kesehatan kerja organisasi dan kebutuhan dari pihak yang berkepentingan untuk mencegah efek potensial pada kemampuan organisasi untuk secara konsisten menyediakan produk dan layanan yang memenuhi kepuasan pelanggan dan hukum serta persyaratan peraturan yang berlaku.
Konteks Organisasi didokumentasikan pada lampiran dalam pedoman sistem manajemen terintegrasi ini.
4.3 Menentukan lingkup Sistem Manajemen Terintegrasi
Organisasi telah menentukan lingkup sistem manajemen mutu dengan mempertimbangkan isu-isu eksternal dan internal, kebutuhan yang berkepentingan dan produk & layanan dari organisasi.
4.4 Sistem Manajemen Terintegrasi dan Proses-prosesnya
Perusahaantelah menentukan proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen Mutu, Lingkungan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta aplikasinya di seluruh organisasi dalam Proses peta & Interaksi proses.
Perusahaanmenentukan :
- Input yang dibutuhkan dan output yang diharapkan dari setiap proses dalam peta proses individu yang dibahas dalam informasi yang terdokumentasi dari setiap proses;
- Urutan dan interaksi dari proses-proses dalam peta proses & interaksi proses;
- Kriteria dan metode (termasuk pemantauan, pengukuran dan indikator kinerja terkait) yang diperlukan untuk memastikan operasi yang efektif dan pengendalian dari proses-proses tersebut;
- Sumber daya yang dibutuhkan untuk proses ini dan menjamin ketersediaannya dalam proses pendukung yang terdokumentasi. Telah ditugaskan tanggung jawab dan wewenang untuk setiap proses tersebut.
Perusahaantelah mengatasi dan menangani perihal risiko dan peluang.
Perusahaantelah mengevaluasi proses ini dan menerapkan perubahan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proses ini mencapai hasil yang diinginkan dan meningkatkan proses dan sistem manajemen Mutu, Lingkungan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
Proses Bisnis (Model) didokumentasikan pada lampiran dalam pedoman sistem manajemen terintegrasi ini.