Sistem manajemen harus didokumentasikan oleh perusahaan dalam bentuk manual, prosedur, instruksi kerja, dan dokumentasi pendukung yang lain. Berikut beberapa manfaat dari dokumentasi tersebut.
- Dokumentasi merupakan persyaratan standar ISO 9001:2015. Ini berarti bahwa organisasi harus membuat dokumentasi sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai pedoman kerja bagi pelaksana proses.
- Dalam penerapan sistem manajemen mutu, perusahaan harus dapat menunjukkan bukti penerapannya. Sehingga dokumentasi dalam standar ISO 9001 dikatakan sebagai informasi terdokumentasi yang termasuk didalamnya rekaman hasil pelaksanaan proses. Rekaman ini adalah bukti bahwa organisasi menerapkan sistem manajemen mutu secara efektif.
- Konsultan ISO akan memberikan pelatihan audit internal dan dalam hal ini dokumentasi berfungsi untuk menjadi pedoman bagi auditor untuk melakukan sistem manajemen mutu.
- Dokumentasi ISO 9001 juga berfungsi sebagai bahan pelatihan bagi karyawan yang harus memahami proses yang menjadi tanggung jawabnya.
- Dokumentasi juga dibutuhkan jika perusahaan memiliki kantor cabang yang berada di lokasi terpisah namun menggunakan proses yang sama. Dokumentasi ini akan memastikan bahwa cabang tersebut dapat berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Dalam melakukan dokumentasi, perlu diingat bahwa dokumentasi dilakukan tidak hanya untuk mendapatkan sertifikat atau hanya untuk menyenangkan auditor. Dokumentasi harus dilakukan dengan tepat dan tentu saja ada manfaatnya.
Daftar Dokumen Dalam ISO
Dalam mengejar persyaratan dokumen ISO 9001, banyak organisasi yang membuat banyak dokumen yang dianggap berkaitan dengan sistem manajemen mutu, namun ternyata tidak masuk dalam persyaratan ISO 9001. Untuk menghindari hal tersebut, maka ISO menyebutkan dokumen dan rekaman wajib untuk memenuhi persyaratan ISO.
Dokumen wajib terdiri dari:
- Ruang lingkup SMM
- Kebijakan mutu
- Sasaran mutu
- Kriteria untuk evaluasi
Rekaman Wajib, terdiri dari:
- Rekaman pemantauan dan pengukuran peralatan kalibrasi.
- Rekaman pelatihan dan kualifikasi.
- Rekaman tinjauan persyaratan produk.
- Rekaman hasil tinjauan desain.
- Rekaman tentang masukan untuk desain.
- Rekaman untuk pengendalian desain.
- Rekaman hasil desain.
- Rekaman perubahan desain.
- Karakteristik produk yang akan diproduksi.
- Rekaman mengenai properti pelanggan.
- Rekaman mengenai perubahan ketentuan dalam produksi.
- Rekaman kesesuaian produk
- Rekaman hasil yang tidak sesuai.
- Pemantauan dan pengukuran hasil.
- Program audit internal.
- Hasil audit internal.
- Hasil dari tinjauan manajemen.
- Hasil tindakan korektif.
Dokumen non-wajib, sebagai berikut.
- Prosedur untuk menentukan konteks organisasi.
- Prosedur untuk menangani risiko dan menciptakan peluang.
- Prosedur untuk kompetensi sistem manajemen mutu.
- Prosedur untuk pemeliharaan peralatan.
- Prosedur untuk pengendalian dokumen.
- Prosedur penjualan.
- Prosedur untuk desain.
- Prosedur untuk produksi.
- Prosedur pergudangan.
- Prosedur kepuasan pelanggan.
- Prosedur tinjauan manajemen.
Itulah penjelasan mengenai dokumen ISO. Sekarang Anda menjadi lebih paham kan dokumen yang tersedia dalam ISO tersebut? Konsultasikan ke jasaiso.id jika ada hal-hal seputar ISO yang perlu Anda selesaikan.