Dalam proses training ISO 37001, karyawan sering kali menghadapi istilah seputar penyuapan teknis yang terdengar mirip namun memiliki makna yang berbeda. Salah satu kendala umum adalah ketidakjelasan dalam membedakan istilah dalam penyuapan, yang seharusnya menjadi dasar pemahaman dalam implementasi sistem manajemen anti penyuapan.
Padahal, pemahaman yang tepat atas istilah-istilah ini sangat krusial untuk menghindari kesalahan prosedur dan risiko pelanggaran etika di lingkungan kerja.
Daftar Isi
5 Istilah Penting Dalam Penyuapan dan Penjelasannya
Setiap organisasi yang serius ingin menerapkan ISO 37001 harus memastikan bahwa seluruh tim memiliki pemahaman yang sama soal istilah penting dalam konteks penyuapan.
Pemahaman ini tidak hanya membantu dalam kepatuhan dokumen, tapi juga membentuk budaya kerja yang bersih dan berintegritas. Berikut lima istilah utama yang wajib dipahami.
1. Konflik Kepentingan
Konflik kepentingan terjadi saat seseorang dalam posisi tertentu memiliki dua kepentingan yang saling bertentangan dan salah satunya bisa mempengaruhi keputusan profesionalnya.
Misalnya ada seorang manajer pengadaan yang memiliki saudara pemilik vendor. Jika vendor tersebut menang tender, maka meskipun prosesnya tampak resmi, tetap saja ada konflik kepentingan yang perlu diwaspadai.
Dalam ISO 37001, konflik kepentingan harus terdefinisi dengan jelas dan didokumentasi. Bahkan jika tidak terjadi kerugian, potensi konflik ini sudah dianggap sebagai risiko integritas.
2. Gratifikasi
Gratifikasi sering kali menjadi istilah yang membingungkan karena bentuknya bisa sangat beragam. Sederhananya, gratifikasi adalah pemberian dalam bentuk apa pun yang diterima oleh pegawai, baik di dalam maupun luar jam kerja.
Bentuknya bisa berupa uang, hadiah, tiket liburan, hingga fasilitas pribadi. Di beberapa konteks, gratifikasi bisa diterima bila dilaporkan dalam waktu tertentu dan dinilai tidak memengaruhi keputusan penerima.
Namun dalam sistem anti penyuapan seperti ISO 37001, semua bentuk gratifikasi harus dicatat dan dievaluasi risikonya secara objektif.
3. Uang Pelicin
Uang pelicin atau facilitation payment sering dianggap hal kecil yang ‘tidak terlalu merugikan’ karena nilainya relatif kecil dan tujuannya hanya untuk mempercepat proses.
Sebagai contoh, ada staf operasional yang diminta membayar sejumlah uang ke petugas agar proses perizinan segera diproses, padahal itu seharusnya hak perusahaan tanpa biaya tambahan.
Dalam ISO 37001, uang pelicin tetap dikategorikan sebagai bentuk penyuapan. Tidak ada toleransi atas tindakan ini karena tetap bertentangan dengan prinsip integritas.
Baca juga: Penyebab Korupsi di Perusahaan Menurut ISO 37001 dan Cara Mengatasinya
4. Penggelapan Dana
Penggelapan dana adalah bentuk pelanggaran serius yang terjadi ketika seseorang memanfaatkan posisi atau aksesnya untuk mengambil dana perusahaan secara ilegal.
Praktiknya bisa tersembunyi dalam laporan keuangan, anggaran kegiatan, atau rekayasa pembelian barang dan jasa. Misalnya, seseorang membuat pengajuan dana kegiatan fiktif dan mengalihkan uangnya untuk kepentingan pribadi.
ISO 37001 mengharuskan organisasi memiliki mekanisme audit, kontrol internal, dan pelaporan yang kuat untuk mencegah penggelapan, termasuk saluran pelaporan anonim jika dibutuhkan.
5. Penyuapan Aktif dan Pasif
Istilah ini membedakan pelaku dalam proses penyuapan. Penyuapan aktif berarti seseorang memberikan sesuatu untuk mempengaruhi keputusan pihak lain. Sementara penyuapan pasif terjadi saat seseorang menerima atau meminta imbalan tersebut.
Misalnya, seorang supplier memberikan bonus agar memenangkan tender (aktif), dan pejabat pengadaan yang menerima bonus tersebut (pasif).
Kedua peran ini sama-sama dilarang dan bisa dikenai sanksi serius, baik secara hukum maupun dalam sistem manajemen anti penyuapan. ISO 37001 memberi kerangka kerja untuk mendeteksi, mengendalikan, dan melaporkan kedua jenis tindakan ini.
Manfaat Memahami Istilah dalam Penyuapan
Mengapa penting memahami semua istilah ini? Karena istilah bukan sekadar teori, melainkan fondasi pencegahan korupsi dan pembentukan budaya integritas dalam organisasi.
Jika tim internal tidak mampu membedakan mana yang tergolong gratifikasi wajar dan mana yang masuk kategori penyuapan aktif, maka sistem ISO 37001 bisa kehilangan maknanya di lapangan.
Berikut beberapa manfaat langsung yang dirasakan organisasi jika seluruh tim memahami istilah-istilah dalam penyuapan dengan benar:
- Memperkuat sistem kontrol internal, karena setiap individu mampu mengidentifikasi potensi pelanggaran lebih dini.
- Menghindari kesalahan prosedural, terutama saat berhadapan dengan pihak ketiga atau vendor yang tidak memahami aturan internal perusahaan.
- Meningkatkan kepercayaan auditor eksternal, karena semua personel dapat memberikan jawaban yang konsisten dan akurat saat proses audit berlangsung.
- Mempercepat proses tender atau pengadaan, terutama jika klien berasal dari instansi pemerintah atau BUMN yang mengutamakan integritas dan kepatuhan.
- Mendukung perlindungan terhadap pelapor (whistleblower) karena istilah seperti retaliation atau pembalasan terhadap pelapor lebih mudah dipahami dan diantisipasi.
Mulai Bangun Sistem Anti Penyuapan Bersama Jasaiso.id
Menerapkan ISO 37001 bukan sekadar soal kepatuhan dokumen. Ini tentang membangun budaya kerja yang transparan dan bebas suap. Kami di Jasaiso.id siap mendampingi Anda untuk memulai sertifikasi ISO 37001 secara menyeluruh.
Ada sesi training awareness bagi Anda dan tim internal, di mana semua istilah dalam penyuapan akan dijelaskan lebih mendalam dan aplikatif.
Jangan biarkan ketidaktahuan jadi celah risiko. Hubungi kami untuk informasi lengkap dan jadwalkan sesi konsultasi mengenai ISO 37001 Anda sekarang!