Setelah sebelumnya kami selesai membahas mengenai sosialisasi dokumen, langkah berikutnya yang perlu dilalui perusahaan adalah langkah implementasi ISO.
Apa itu implementasi ISO? Secara sederhana ini adalah proses mempersiapkan dan mengatur struktur, prosedur yang dibutuhkan untuk memenuhi standar ISO.
Tahap ini bisa disebut sebagai inti atau bagian utama yang nantinya menjadi bahan proses evaluasi dan acuan untuk improvement.
Daftar Isi
10 Tahapan Penting Implementasi ISO, Wajib Dicatat
Dalam penerapannya proses implementasi bisa cukup panjang, kami akan mencoba menjelaskan setiap tahapannya di bawah. Kami mengambil contoh sertifikasi ISO 9001 sebagai contoh aplikatif:
1. Mendapatkan Komitmen Manajemen
Pertama, Anda perlu memahami bahwa komitmen dari manajemen puncak adalah langkah awal yang krusial dalam implementasi ISO.
Manajemen harus memahami pentingnya standar ISO dan berperan aktif dalam mendukung proses ini. Mereka perlu menyediakan sumber daya yang diperlukan, termasuk waktu, anggaran, dan tenaga kerja.
2. Pembentukan Tim
Setelah itu, langkah selanjutnya adalah membentuk tim implementasi yang terdiri dari anggota kunci dari berbagai departemen. Tim ini harus memiliki pemahaman yang baik mengenai proses bisnis dan juga persyaratan ISO.
Tugas tim mencakup merencanakan, melaksanakan, dan memantau proses implementasi, serta berfungsi sebagai penghubung antara manajemen dan karyawan.
3. Pelatihan Karyawan
Pelatihan karyawan adalah tahap penting untuk memastikan bahwa semua anggota organisasi memahami prinsip-prinsip dasar ISO dan peran mereka dalam sistem manajemen mutu.
Program pelatihan ini harus mencakup informasi tentang standar ISO yang akan diterapkan, serta cara-cara untuk memenuhi persyaratan tersebut dalam pekerjaan sehari-hari. Pelatihan yang efektif akan meningkatkan keterlibatan karyawan dan meminimalkan resistensi terhadap perubahan.
4. Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)
Analisis kesenjangan atau gap analysis bertujuan untuk mencari tahu sejauh mana kondisi organisasi saat ini terhadap pemenuhan standar ISO.
Proses ini melibatkan pengumpulan data tentang prosedur yang ada dan membandingkannya dengan persyaratan ISO. Hasil analisis ini akan membantu perusahaan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan memberikan dasar untuk perencanaan lebih lanjut.
5. Perencanaan Implementasi
Setelah melakukan analisis kesenjangan, perusahaan harus menyusun rencana implementasi yang terperinci. Rencana ini mencakup tujuan spesifik, sasaran yang ingin dicapai, serta langkah-langkah konkret untuk mencapai tujuan tersebut. Selain itu, rencana ini juga harus mempertimbangkan risiko dan peluang yang mungkin muncul selama proses implementasi.
6. Dokumentasi Prosedur
Tahap dokumentasi menjadi salah satu bagian penting dalam implementasi ISO. Perusahaan perlu menyusun dokumen-dokumen seperti kebijakan mutu, prosedur operasional, instruksi kerja, dan catatan terkait lainnya sesuai dengan persyaratan ISO.
Dokumentasi ini harus jelas, terstruktur dengan baik, dan mudah diakses oleh semua karyawan agar mereka dapat mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
Baca juga:Definisi dan Manfaat Sosialisasi Dokumen ISO, Pahami Hal Ini!
7. Implementasi Sistem Manajemen Mutu
Kemudian, langkah berikutnya adalah mengimplementasikan sistem manajemen mutu berdasarkan kebijakan dan prosedur yang telah dibuat.
Pada tahap ini, perusahaan harus memastikan bahwa semua karyawan menerapkan prosedur baru dalam aktivitas sehari-hari mereka. Ini adalah fase di mana perubahan nyata mulai terjadi di seluruh organisasi.
8. Audit Internal
Kemudian, audit internal dilakukan untuk menilai kesesuaian sistem manajemen mutu dengan persyaratan ISO secara berkala.
Tahapan ini bertujuan untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian atau area yang perlu diperbaiki sebelum audit sertifikasi dilakukan. Hasil audit internal memberikan wawasan tentang efektivitas sistem dan membantu perusahaan melakukan perbaikan berkelanjutan.
Baca juga: Apa Itu Tahap Audit ISO? Begini Definisi, Tujuan, dan Jenisnya
9. Tinjauan Manajemen
Setelah itu, perusahaan harus mengadakan rapat tinjauan manajemen untuk mengevaluasi hasil audit dan efektivitas keseluruhan sistem manajemen mutu. Dalam rapat ini, tim manajemen akan membahas temuan audit, mengevaluasi pencapaian sasaran mutu, dan merencanakan tindakan perbaikan jika diperlukan.
10. Sertifikasi
Terakhir, setelah semua langkah di atas dilalui dengan baik, perusahaan dapat mengajukan permohonan sertifikasi kepada lembaga sertifikasi yang berwenang.
Pada tahap ini, auditor eksternal akan melakukan penilaian terhadap sistem manajemen mutu perusahaan berdasarkan standar ISO yang ditetapkan.
Jika audit berhasil tanpa temuan signifikan, perusahaan akan menerima sertifikat ISO sebagai pengakuan atas penerapan standar tersebut.
Masalah yang Bisa Terjadi Saat Implementasi ISO dan Solusinya
Rangkaian proses yang bisa dibilang rumit ini memang bisa membuat perusahaan mengalami kendala atau masalah saat implementasi ISO. Beberapa kendala yang mungkin terjadi yaitu:
- Pembentukan tim internal yang tidak tepat
- Proses pelatihan karyawan yang tidak memadai
- Kegagalan melakukan gap analysis
- Dokumentasi prosedur yang tidak terstruktur
- Kompetensi auditor internal yang tidak sesuai standar
Untuk mengatasi masalah seperti di atas, ada baiknya jika perusahaan atau organisasi mempunyai konsultan ISO profesional yang dapat diandalkan.
Ini bukan sekadar promosi, tapi kami berusaha mengarahkan Anda supaya implementasi ISO nantinya lebih terencana dan apabila terjadi kendala bisa langsung dicari penyebabnya untuk melakukan evaluasi bertahap.
Jika berkenan, jasaiso.id menyediakan layanan sertifikasi ISO dan training ISO di Indonesia. Anda bisa mendapatkan solusi dan kemudahan pengurusan standar ISO bersama ahlinya.