GAP analisis dalam bahasa umum sering juga dikenal dengan analisa kesenjangan. Selain itu, GAP analisis juga bisa diartikan sebagai suatu perbandingan antara kinerja aktual dan juga kinerja potensial. Dengan kata lain GAP analisis merupakan suatu studi yang dibuat untuk mengidentifikasi apakah sistem yang berjalan di suatu perusahaan saat in sudah memenuhi kebutuhan atau belum.
Proses analisa ini biasa dilakukan untuk menentukan langkah-langkah apa saja yang harus ditempuh untuk dapat berpindah dari kondisi yang tidak menguntungkan saat ini menuju ke kondisi yang diinginkan di masa depan. Ketika di dalam suatu bisnis terjadi suatu kondisi kesenjangan, maka analisis GAP berperan sebagai alat evaluasi yang menitikberatkan kesenjangan kinerja suatu perusahaan.
Daftar Isi
Apa Saja Komponen GAP?
Secara umum komponen GAP sendiri terdiri dari 3 macam yaitu:
Daftar Karakteristik dari Situasi Saat Ini
Komponen ini menggambarkan kondisi aktual organisasi terkait implementasi standar ISO. Data dikumpulkan melalui audit internal, observasi, dan wawancara untuk memahami sejauh mana kebijakan, prosedur, serta proses telah berjalan. Identifikasi ini penting untuk mengetahui dasar awal sebelum merencanakan langkah perbaikan.
Daftar Hal-Hal yang Diperlukan di Masa Mendatang
Bagian ini berfokus pada kondisi ideal yang harus dicapai agar organisasi dapat memenuhi persyaratan sertifikasi ISO. Tujuan ini mencakup penerapan kebijakan, peningkatan kontrol kualitas, atau pemenuhan standar tertentu. Daftar ini memberikan panduan jelas mengenai target yang harus dipenuhi.
Daftar Hal-Hal yang Menyebabkan Kesenjangan
Analisis ini mengevaluasi faktor-faktor yang menjadi penyebab perbedaan antara situasi saat ini dan tujuan masa depan. Penyebab dapat berupa kurangnya sumber daya, ketidaksesuaian prosedur, atau pemahaman yang terbatas terhadap standar ISO. Identifikasi ini membantu organisasi merancang solusi efektif untuk menutup kesenjangan.
Baca juga:10 Langkah Penting Implementasi ISO di Perusahaan
Pemanfaatan GAP Analisis
Dalam dunia bisnis, analisa GAP biasa digunakan untuk mengidentifikasi setiap tindakan yang harus dilakukan agar bisa mengurangi kondisi yang tidak menguntungkan pada saat ini. Selain itu, dengan analisis ini, Anda juga bisa memperkirakan berapa waktu, biaya dan juga sumberdaya yang diperlukan agar perusahaan bisa mencapai keadaan stabil yang diharapkan di masa mendatang.
Langkah-langkah GAP Analisis
Setelah mengetahui pengertian dan manfaat, lalu bagaimana langkah-langkah dalam melakukan GAP analisis? Inilah tahap-tahapannya
1. Ranking Requirements
Langkah pertama adalah mengidentifikasi dan memprioritaskan persyaratan atau area penting yang relevan dengan tujuan organisasi. Proses ini mencakup pemetaan kebutuhan berdasarkan standar ISO serta menentukan aspek yang paling mempengaruhi kinerja dan kepatuhan organisasi. Fokus prioritas ini mempermudah alokasi sumber daya yang efektif.
2. Degree of Fit
Tahap ini menilai sejauh mana organisasi telah memenuhi persyaratan yang ditentukan. Penilaian dilakukan dengan membandingkan kondisi saat ini dengan standar yang diharapkan. Analisis ini membantu mengukur tingkat kesiapan organisasi serta mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang perlu diperbaiki untuk mencapai tujuan.
3. Gap Resolution
Langkah terakhir adalah menyusun strategi untuk menutup kesenjangan antara situasi saat ini dan target yang diinginkan. Solusi bisa berupa pelatihan, pembaruan kebijakan, atau peningkatan teknologi. Penyelesaian ini harus direncanakan secara sistematis agar organisasi dapat mencapai kepatuhan terhadap standar ISO secara efektif.
Agar proses analisis dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai, maka tahap-tahap ini tidak boleh terlewatkan. Selain menggunakan metode GAP analisis, Anda juga bisa memperkecil berbagai kondisi yang tidak menguntungkan di suatu perusahaan dengan menyewa sebuah jasa konsultan.
Dengan bantuan konsultan ISO seperti jasaiso.id, proses identifikasi permasalahan suatu perusahaan bisa diidentifikasi dengan lebih mudah. Anda juga bisa mengkonsultasikan langkah-langkah tepat apa yang bisa dilakukan untuk mengembalikan keadaan perusahaan agar menjadi lebih baik lagi.