Setiap perusahaan pasti memiliki administrasi gudang tersendiri untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan aset logistik. Rupanya, administasi perusahaan ini tidak sembarang diatur dan dikelola. Pasalnya, ada standar tersendiri untuk mengelola administrasi gudang secara internasional dalam ISO 9001 untuk manajemen gudang. Lebih jelasnya, peraturan ini berguna untuk mengoptimalkan fungsi pengawasan mutu bahan baku dan menghindari penyimpangan logistik. Peraturan ISO 9001 untuk manajemen gudang ini juga menjaga kondisi bahan baku yang disimpan supaya tetap terpantau dan tercatat oleh administrasi gudang.
Setiap bidang usaha, sebenarnya membutuhkan peraturan seperti ISO sebagai pedoman manajemen mutu. ISO ini sudah bertaraf internasional sehingga siapapun yang berhasil menerapkannya sudah dipastikan memiliki layanan yang terbaik dan produk yang berkualitas. Lebih lanjut, ISO 9001 ini adalah standar prosedur dan bukannya standar produk. Sebab, dalam peraturan ini tidak memuat persyaratan yang harus dimiliki oleh sebuah produk. Dilain sisi, ketika sebuah perusahaan berhasil menerapkan standar manajemen kualitas yang baik, diharapkan produk yang dihasilkan pun juga akan memiliki kualitas yang baik. Dengan kata lain, berjalannya sistem manajemen yang baik selaras dengan kualitas produk yang dihasilkan.
Nah, dalam ISO 9001 untuk manajemen gudang, ada beberapa hal yang diatur salah satunya dokumentasi bagian gudang. Apa sajakah yang harus ada dalam dokumentasi gudang? Berikut ini adalah beberapa dokumentasi yang biasa dikembangkan.
Pertama, buku penerimaan gudang. Ya, setiap gudang pasti memiliki laporan penerimaan dan pengeluaran barang. Tentunya, gudang sendiri juga harus memiliki catatan sendiri sebagai laporan pengelolaan logistik. Buku penerimaan gudang ini memuat informasi terkait item apa saja yang diterima. Data ini juga harus sesuai dengan kartu stok yang tertempel per item barang. Lebih lanjut, dokumen penerimaan barang ini juga harus memuat nota, faktur, kuitansi, dan sebagainya. Begitupula tanggal penerimaan, kode barang, spesifikasi barang, no purchase order, jumlah, dan detail lainnya.
Kedua, buku pengeluaran gudang. Sebagai dokumen pendukung lainnya, cantumkan pula surat penyerahan barang, tanggal pengeluaran, kode barang, dan tujuan pengeluaran. Ketiga, kartu persediaan atau kartu stok. Dokumen ini akan menjelaskan arus masuk dan keluar barang dengan jelas. Keempat surat permintaan barang dan terakhir surat penyerahan barang.
Nah, jika dokumen ISO 9001 untuk manajemen gudang terlaksana dengan baik, dipastikan stok barang dalam gudang akan sesuai dengan data yang seharusnya.