Perbedaan Auditor Internal vs Auditor Eksternal ISO, Sudah Tahu Belum?

Banyak staf baru maupun pihak manajemen masih menyamakan peran auditor internal dan auditor eksternal ISO karena keduanya sama-sama melakukan audit terhadap sistem manajemen.

Padahal, masing-masing memiliki fungsi, kewenangan, dan hasil audit yang berbeda dalam proses sertifikasi.

Memahami perbedaan ini penting agar perusahaan tidak salah menyiapkan dokumen maupun memiliki ekspektasi yang keliru terhadap setiap tahapan audit.

Pada kali ini kami akan membahas perbedaan auditor internal dan auditor eksternal secara khusus dalam konteks sertifikasi ISO.

Mengapa Penting Memahami Perbedaan Auditor Internal dan Eksternal dalam ISO?

Audit internal dan audit eksternal sama-sama menjadi bagian penting dalam siklus sertifikasi ISO. Keduanya memeriksa kesesuaian penerapan sistem manajemen terhadap standar yang digunakan, seperti ISO 9001, ISO 14001, atau ISO 45001. Karena memiliki objek pemeriksaan yang sama, banyak orang menganggap keduanya memiliki peran yang identik.

Padahal, tujuan pelaksanaan, pihak yang melakukan audit, hingga hasil yang dihasilkan sangat berbeda. Salah memahami peran ini dapat membuat persiapan audit menjadi kurang tepat sehingga perusahaan berisiko melewatkan aspek yang seharusnya diperbaiki sebelum proses sertifikasi berlangsung.

Siapa Auditor Internal dan Apa Perannya

Sebelum menghadapi audit dari badan sertifikasi, perusahaan perlu memastikan sistem manajemen telah berjalan sebagaimana mestinya. Di sinilah auditor internal berperan. Berikut karakteristik utama auditor internal ISO dalam konteks ISO:

• Berasal dari dalam perusahaan, baik karyawan yang ditunjuk maupun tim audit internal yang dibentuk secara khusus.
• Bertugas mengevaluasi kesesuaian penerapan sistem manajemen terhadap persyaratan standar dengan mengacu pada pedoman ISO 19011.
• Hasil audit digunakan sebagai dasar perbaikan internal sebelum organisasi menjalani audit sertifikasi atau audit surveillance.
• Pelaksanaannya lebih fleksibel dari sisi jadwal, meskipun tetap wajib dilakukan secara berkala, umumnya minimal satu kali dalam setahun sesuai persyaratan klausul 9.2 pada berbagai standar sistem manajemen ISO.

Melalui audit internal, perusahaan dapat menemukan ketidaksesuaian lebih awal sehingga tindakan perbaikan dapat dilakukan sebelum dinilai oleh pihak independen.

Siapa Auditor Eksternal dan Apa Perannya

Setelah audit internal selesai dan perbaikan dilakukan, proses berikutnya adalah audit oleh pihak independen. Sementara itu, auditor eksternal memiliki karakteristik berikut:

• Berasal dari badan sertifikasi independen yang telah terakreditasi dan menjalankan proses audit sesuai ketentuan ISO/IEC 17021-1.
• Bertugas menilai apakah sistem manajemen telah memenuhi persyaratan standar untuk menentukan kelayakan penerbitan maupun pemeliharaan sertifikat.
• Hasil audit menjadi dasar resmi bagi badan sertifikasi dalam menerbitkan, mempertahankan, membekukan, atau mencabut sertifikat ISO.
• Jadwal audit mengikuti siklus sertifikasi, yaitu audit awal, audit surveillance setiap tahun, dan audit sertifikasi ulang pada akhir siklus tiga tahunan.

Karena bersifat independen, auditor eksternal ISO tidak memberikan keputusan berdasarkan kepentingan organisasi, melainkan berdasarkan bukti objektif selama proses audit.

Baca juga:Sertifikasi Lead Auditor Course ISO dan Manfaat Memperolehnya

Perbedaan Utama Auditor Internal dan Auditor Eksternal ISO

Setelah memahami masing-masing perannya, akan lebih mudah melihat perbedaan di antara keduanya. Berikut ringkasan perbedaan paling mendasar:

• Independensi, auditor internal masih menjadi bagian dari organisasi sehingga objektivitas perlu dijaga melalui penugasan yang tepat. Sebaliknya, auditor eksternal bekerja secara independen dari badan sertifikasi.
• Kewenangan hasil, auditor internal memberikan rekomendasi perbaikan kepada perusahaan. Auditor eksternal memiliki kewenangan memberikan hasil audit yang menjadi dasar keputusan sertifikasi.
• Dasar acuan kompetensi, auditor internal umumnya mengacu pada pedoman ISO 19011. Auditor eksternal harus memenuhi persyaratan kompetensi yang ditetapkan oleh badan sertifikasi dan badan akreditasi.
• Pihak yang menerima laporan, auditor internal melaporkan hasil audit kepada manajemen perusahaan. Auditor eksternal menyampaikan hasil audit kepada badan sertifikasi sebagai dasar keputusan status sertifikat.

Perbedaan tersebut menunjukkan bahwa kedua jenis audit memiliki tanggung jawab yang saling melengkapi, bukan saling menggantikan.

Bagaimana Keduanya Saling Melengkapi dalam Siklus Sertifikasi

Audit internal berfungsi sebagai sarana evaluasi dan deteksi dini terhadap ketidaksesuaian sebelum audit eksternal dilaksanakan. Dengan cara ini, perusahaan memiliki kesempatan memperbaiki kelemahan sistem manajemen sebelum dilakukan penilaian oleh badan sertifikasi.

Ketika audit internal dilakukan secara konsisten, organisasi biasanya lebih siap menghadapi audit eksternal karena sebagian besar ketidaksesuaian telah diperbaiki lebih dahulu.

Tidak mengherankan apabila perusahaan yang memiliki program audit internal yang baik umumnya memperoleh temuan mayor yang lebih sedikit selama proses sertifikasi.

Baik auditor internal maupun auditor eksternal ISO memiliki peran yang sama penting dalam menjaga efektivitas sistem manajemen.

Keduanya tidak saling menggantikan, melainkan bekerja dalam tahapan yang berbeda untuk memastikan sertifikasi ISO tetap valid dan sistem terus mengalami perbaikan.

Jika perusahaan Anda membutuhkan pendampingan dalam mempersiapkan audit internal maupun audit eksternal, tim sertifikasi ISO jasaiso.id siap membantu proses persiapan agar berjalan lebih optimal.