Jangan Asal Pasang! Ini Aturan Penggunaan Logo Sertifikasi ISO

Setelah berhasil menerapkan sistem manajemen internasional, banyak perusahaan langsung memasang logo sertifikasi ISO pada website, brosur, kop surat, hingga berbagai media promosi. Sayangnya, tidak sedikit yang melakukannya tanpa memahami aturan penggunaan yang berlaku.

Penggunaan tanda sertifikasi yang tidak sesuai dapat menjadi temuan saat audit dan berpotensi menimbulkan klaim yang menyesatkan bagi pelanggan maupun mitra bisnis.

Oleh karena itu, penting memahami aturan penggunaan logo sertifikasi ISO sebelum menggunakannya di berbagai media.

Meluruskan Dulu: Logo ISO dan Logo Badan Sertifikasi Itu Berbeda

Kesalahpahaman yang paling sering terjadi adalah anggapan bahwa perusahaan boleh menggunakan logo milik ISO setelah memperoleh sertifikasi. Padahal, ISO sebagai organisasi internasional tidak menerbitkan sertifikat secara langsung kepada perusahaan.

Sebaliknya, sertifikat diterbitkan oleh badan sertifikasi yang telah memenuhi persyaratan akreditasi.

Karena itu, perusahaan hanya boleh menggunakan tanda sertifikasi atau logo yang memang diizinkan oleh badan sertifikasi penerbit, sesuai pedoman penggunaan yang berlaku.

Perlu dipahami juga bahwa ketentuan mengenai penggunaan logo dapat berbeda pada setiap badan sertifikasi. Oleh sebab itu, perusahaan sebaiknya selalu merujuk pada pedoman resmi yang diberikan saat proses sertifikasi.

Di Mana Saja Logo Sertifikasi ISO Boleh Dipasang?

Secara umum, tanda sertifikasi dapat digunakan pada media yang menunjukkan bahwa organisasi telah menerapkan sistem manajemen sesuai standar tertentu. Namun, penggunaannya tetap harus mengikuti ketentuan dari badan sertifikasi.

Beberapa media yang umumnya diperbolehkan meliputi:

• Kop surat, amplop, dan dokumen resmi perusahaan.
• Brosur, katalog, atau materi promosi yang menjelaskan profil organisasi.
• Website perusahaan, terutama pada halaman profil atau tentang kami.
• Papan nama kantor dan kartu nama.

Meski demikian, setiap badan sertifikasi dapat memiliki persyaratan tambahan, misalnya mengenai ukuran logo, warna, bentuk, atau informasi pendukung yang perlu dicantumkan. Karena itu, selalu gunakan versi logo resmi yang diberikan oleh badan sertifikasi.

Larangan yang Sering Dilanggar Tanpa Disadari

Selain memahami media yang diperbolehkan, perusahaan juga perlu mengetahui beberapa praktik yang umumnya tidak diperbolehkan.

Beberapa contoh pelanggaran yang sering ditemukan antara lain:

• Menempatkan tanda sertifikasi pada kemasan produk sehingga menimbulkan kesan bahwa produknya yang disertifikasi, bukan sistem manajemennya.
• Mengubah warna, bentuk, proporsi, atau desain logo tanpa persetujuan badan sertifikasi.
• Menggunakan tanda sertifikasi tidak sesuai dengan pedoman yang diberikan, misalnya menghilangkan informasi pendukung apabila memang dipersyaratkan.
• Mengizinkan pihak lain menggunakan tanda sertifikasi perusahaan tanpa persetujuan badan sertifikasi.
• Menggunakan tanda sertifikasi untuk aktivitas atau lokasi yang berada di luar ruang lingkup sertifikasi.

Larangan tersebut dibuat untuk menjaga agar masyarakat tidak salah memahami cakupan sertifikasi yang dimiliki suatu organisasi.

Baca juga: Berapa Lama Masa Berlaku Sertifikat ISO? Ini Penjelasannya!

Kapan Hak Penggunaan Logo Sertifikasi ISO Otomatis Gugur

Hak menggunakan tanda sertifikasi bukan hak yang berlaku selamanya. Hak tersebut mengikuti status sertifikat yang dimiliki organisasi.

Beberapa kondisi yang umumnya menyebabkan hak penggunaan tanda sertifikasi berakhir meliputi:

• Sertifikat berada dalam status suspend atau pembekuan.
• Masa berlaku sertifikat telah berakhir dan proses resertifikasi belum selesai.
• Sertifikat dicabut oleh badan sertifikasi sesuai ketentuan yang berlaku.
• Ruang lingkup sertifikasi berubah sehingga penggunaan tanda sertifikasi pada aktivitas tertentu sudah tidak lagi sesuai.

Karena ketentuan setiap badan sertifikasi dapat berbeda, perusahaan sebaiknya segera menyesuaikan seluruh media publikasi apabila terjadi perubahan status sertifikat.

Konsekuensi Jika Aturan Penggunaan Logo Diabaikan

Sebagian perusahaan menganggap aturan penggunaan logo hanya bersifat administratif. Padahal, pelanggaran terhadap ketentuan tersebut dapat menimbulkan konsekuensi yang lebih luas.

Beberapa dampak yang dapat terjadi antara lain:

• Pada saat audit surveilans ISO atau resertifikasi, penggunaan tanda sertifikasi yang tidak sesuai dapat menjadi temuan audit dan perlu segera diperbaiki sesuai tenggat waktu yang ditetapkan badan sertifikasi.
• Perusahaan dapat diminta menghentikan penggunaan logo pada media yang tidak sesuai dengan pedoman.
• Penggunaan tanda sertifikasi yang menyesatkan dapat memengaruhi kredibilitas perusahaan di mata pelanggan maupun mitra bisnis.
• Dalam kondisi tertentu, penggunaan klaim sertifikasi yang tidak sesuai juga dapat menimbulkan konsekuensi hukum atau kontraktual sesuai peraturan dan perjanjian yang berlaku.

Oleh karena itu, penggunaan tanda sertifikasi sebaiknya selalu mengacu pada pedoman resmi dari badan sertifikasi penerbit serta persyaratan akreditasi yang berlaku.

Aturan penggunaan logo sertifikasi bukan sekadar formalitas administrasi. Ketentuan tersebut merupakan bagian dari upaya menjaga integritas sertifikasi dan memastikan informasi yang diterima publik tetap akurat.

Jika perusahaan Anda membutuhkan pendampingan mengenai sertifikasi ISO maupun penggunaan tanda sertifikasi yang sesuai ketentuan, tim jasaiso.id siap membantu memberikan konsultasi sesuai standar yang berlaku.

Disclaimer: penjelasan ini hanya bertujuan sebagai informasi umum. Kebijakan dan ketentuan penggunaan logo sertifikasi ISO yang benar sebaiknya mengikuti anjuran dari badan sertifikasi resmi yang telah Anda pilih.

FAQ Penggunaan Logo Sertifikasi ISO

Apakah logo sertifikasi ISO boleh dipasang pada kemasan produk?

Umumnya tidak, karena sertifikasi berlaku untuk sistem manajemen organisasi, bukan produknya. Selalu ikuti pedoman dari badan sertifikasi yang menerbitkan sertifikat.

Apakah setiap penggunaan logo sertifikasi harus meminta izin terlebih dahulu?

Tidak selalu. Ketentuannya bergantung pada pedoman masing-masing badan sertifikasi. Jika ragu, sebaiknya lakukan konfirmasi sebelum digunakan pada media baru.

Bolehkah logo sertifikasi tetap digunakan saat proses perpanjangan sertifikat?

Hal tersebut bergantung pada status sertifikat yang masih berlaku serta ketentuan badan sertifikasi. Pastikan status sertifikat telah dikonfirmasi sebelum tetap menggunakan tanda sertifikasi.