Proses sertifikasi sistem manajemen ISO tidak selalu selesai dalam satu kali kunjungan auditor. Pada audit sertifikasi awal, lembaga sertifikasi umumnya membaginya menjadi dua tahap, yaitu Stage 1 dan Stage 2. Masing-masing memiliki tujuan dan fokus pemeriksaan yang berbeda.
Memahami perbedaan keduanya membantu tim mutu menyiapkan sistem secara lebih terarah. Stage 1 berkaitan dengan pemahaman dan kesiapan sistem menuju audit berikutnya, sedangkan Stage 2 menilai penerapan sistem secara lebih menyeluruh. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum kedua tahapan tersebut dilaksanakan.
Daftar Isi
Mengapa Audit Sertifikasi Dibagi Menjadi Dua Tahap?
ISO/IEC 17021-1 menetapkan persyaratan bagi badan yang melakukan audit dan sertifikasi sistem manajemen. Dalam audit sertifikasi awal, pembagian Stage 1 dan Stage 2 membantu auditor memahami organisasi, ruang lingkup sistem, proses yang berjalan, serta kesiapan untuk menjalani pemeriksaan lebih mendalam.
Pembagian ini juga memberi kesempatan bagi organisasi untuk mengetahui area yang masih perlu diperhatikan sebelum Stage 2. Karena itu, Stage 1 sebaiknya tidak dipandang sebagai pemeriksaan dokumen semata.
Fokus Pemeriksaan pada Audit Stage 1
Stage 1 berfokus pada pemahaman sistem manajemen dan penilaian kesiapan organisasi menuju Stage 2. Auditor dapat meninjau informasi terdokumentasi, ruang lingkup, lokasi dan proses organisasi, persyaratan hukum atau regulasi yang relevan, serta kesiapan sumber daya audit.
Beberapa area yang perlu dipersiapkan tim mutu meliputi:
1. Informasi Terdokumentasi
Tim perlu memastikan informasi terdokumentasi yang dipersyaratkan standar telah disiapkan dan digunakan sesuai kebutuhan organisasi. Auditor juga dapat meninjau kebijakan, sasaran, proses, serta dokumentasi lain yang berkaitan dengan ruang lingkup sistem manajemen.
2. Audit Internal dan Tinjauan Manajemen
Auditor menilai apakah audit internal dan tinjauan manajemen telah direncanakan serta dilaksanakan sesuai persyaratan standar. Jadi, tim mutu perlu menyiapkan bukti pelaksanaan dan hasil kedua aktivitas tersebut sesuai sistem yang diterapkan.
3. Ruang Lingkup dan Kesiapan Organisasi
Ruang lingkup sertifikasi, lokasi, proses, sumber daya, serta kondisi operasional perlu dipahami dengan jelas. Informasi tersebut membantu lembaga sertifikasi menentukan perencanaan Stage 2 dan memastikan tim audit memiliki kompetensi yang sesuai.
Hasil Stage 1 kemudian digunakan untuk menentukan kesiapan menuju Stage 2. Jika masih terdapat area yang perlu diperbaiki atau diklarifikasi, organisasi perlu menanganinya sesuai hasil audit dan pengaturan lembaga sertifikasi.
Fokus Penilaian pada Audit Stage 2
Stage 2 merupakan pemeriksaan utama terhadap penerapan dan efektivitas sistem manajemen. Auditor menilai apakah sistem yang telah dirancang benar-benar diterapkan dalam aktivitas organisasi dan mampu memenuhi persyaratan standar yang menjadi acuan sertifikasi.
Beberapa hal yang perlu dipersiapkan antara lain:
1. Bukti Implementasi Proses
Auditor dapat melakukan wawancara, observasi, serta pemeriksaan rekaman untuk melihat penerapan sistem dalam aktivitas sehari-hari. Bukti yang diperiksa menyesuaikan standar, ruang lingkup, proses, dan kegiatan organisasi.
2. Pemantauan Kinerja dan Sasaran
Pemeriksaan juga mencakup bagaimana organisasi memantau proses, mengukur kinerja, mengevaluasi pencapaian sasaran, serta mengambil tindakan ketika hasil yang diperoleh belum sesuai target.
3. Evaluasi Kesesuaian Sistem
Auditor menilai penerapan sistem secara menyeluruh, termasuk pengendalian operasional, pemenuhan persyaratan yang relevan, audit internal, tinjauan manajemen, dan tanggung jawab manajemen. Hasil audit menjadi bagian dari proses pengambilan keputusan sertifikasi oleh lembaga sertifikasi.
Baca juga: Jenis Temuan Audit ISO : Minor, Mayor, dan Dampaknya ke Sertifikat
Rangkuman Perbedaan Stage 1 dan Stage 2
| Indikator | Stage 1 | Stage 2 |
|---|---|---|
| Fokus | Kesiapan dan pemahaman sistem | Implementasi dan efektivitas sistem |
| Pemeriksaan | Dokumen, ruang lingkup, proses, lokasi, dan kesiapan | Proses, bukti penerapan, kinerja, dan rekaman |
| Tujuan | Menyiapkan dan merencanakan Stage 2 | Menilai kesesuaian penerapan sistem |
| Hasil | Kesimpulan kesiapan dan area yang perlu diperhatikan | Hasil audit sebagai bagian dari proses sertifikasi |
Dengan memahami pembagian tersebut, tim mutu bisa menghindari persiapan yang hanya berfokus pada kelengkapan dokumen. Sistem perlu dipastikan sudah berjalan sehingga bukti penerapan dapat ditunjukkan ketika Stage 2 berlangsung.
Siapkan Audit ISO Bersama Jasaiso.id
Persiapan audit sertifikasi ISO sebaiknya dimulai dari pemetaan proses dan kesenjangan sistem, kemudian dilanjutkan dengan penyusunan atau penyempurnaan dokumentasi, penerapan, audit internal, dan tinjauan manajemen sesuai kebutuhan organisasi.
Melalui pendampingan di jasaiso.id, kami membantu tim menyiapkan sistem manajemen sekaligus memahami hal-hal yang perlu diperhatikan menjelang audit sertifikasi. Konsultasikan kebutuhan organisasi Anda agar persiapan Stage 1 dan Stage 2 dapat disusun sesuai ruang lingkup sistem yang akan disertifikasi.
FAQ
Bisakah Stage 2 dilakukan tanpa Stage 1?
Dalam audit sertifikasi awal yang menggunakan skema dua tahap, Stage 1 menjadi bagian dari proses untuk memahami kesiapan organisasi dan merencanakan Stage 2. Pengaturan pelaksanaannya mengikuti persyaratan dan proses lembaga sertifikasi.
Berapa lama waktu antara Stage 1 dan Stage 2?
Tidak ada satu rentang waktu universal yang berlaku untuk semua organisasi. Waktunya mempertimbangkan hasil Stage 1, kebutuhan organisasi menangani area yang masih perlu diperbaiki, serta pengaturan lembaga sertifikasi.
Kapan sertifikat ISO diterbitkan?
Setelah proses audit selesai, lembaga sertifikasi melakukan proses evaluasi dan pengambilan keputusan sertifikasi sesuai prosedurnya. Jika persyaratan sertifikasi terpenuhi, sertifikat kemudian dapat diterbitkan sesuai proses lembaga tersebut.