Perhatikan Tips Pengendalian Dokumen Kontrol ISO 9001

Inti dari penerapan ISO 9001 adalah pengendalian dokumennya. Jika perusahaan Anda baru saja menerapkan ISO 9001, maka perubahan yang paling terlihat adalah pada dokumentasi dari kegiatan-kegiatan yang berlangsung di perusahaan. Mengapa demikian? Sebab, dokumen kontrol ISO 9001 memastikan kegiatan yang berlangsung tersebut sesuai dengan prosedur tertulis yang diatur oleh ISO 9001. Kalaupun ada kegiatan yang belum tertulis pada dokumen ISO 9001, maka diharuskan untuk dibuat prosedur/ SOP/ atau instruksi kerja tertulisnya. Hal ini penting supaya kegiatan tersebut bisa berlangsung secara konsisten.

Sebelumnya, tahukah Anda definisi dari dokumen? Menurut ISO 9001, dokumen adalah data yang memuat informasi penting terkait penerapan ISO 9001 berupa prosedur, laporan, spesifikasi, dan lainnya; dokumen yang dimaksud bisa berbentuk kertas, audio, video, foto, atau data elektronik. Dengan kata lain, dokumen kontrol ISO 9001 tidak mewajibkan SOP dalam bentuk tertulis.

Berikut ini adalah tips membuat prosedur pengendalian dokumen kontrol ISO 9001 yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Pertama, bagaimanakah perusahaan akan menyetujui dokumen akan dirilis? Dalam hal ini, putuskan siapa yang berhak menyetujui dan bagaimana orang lain tahu jika dokumen tersebut telah disetujui.

Kedua, bagaimana perusahaan meninjau hingga memerbaharui kembali sebuah dokumen? Dalam hal ini, dokumen kontrol ISO 9001 harus senantiasa ditinjau secara teratur, direview, dan memungkinkan dilakukan perubahan. Lebih lanjut, perusahaan harus menentuan siapa yang berhak melakukannya hingga penyetujuan versi yang telah diperbaharui.

Ketiga, bagaimanakah menandai sebuah dokumen yang telah direvisi? Dalam hal ini, perusahaan harus memiliki tanda dari dokumen yang baru rilis dengan yang telah diperbaharui, termasuk mengidentifikasi versi copy.

Keempat, perusahaan harus memiliki siapa yang berhak dan bertanggung jawab dalam mendistribusikan atau memerbaharui dokumen lama ke versi yang terbaru. Dengan demikian, akan memermudah proses pelacakannya. Kelima, pastikan perusahaan memiliki cara mencegah dokumen kadaluwarsa atau obselete. Kalaupun sudah tidak terpakai, perusahaan harus memiliki cara untuk memusnahkan dokumen dan memastikan dokumen baru saja yang digunakan.

Nah, itulah tips yang harus diperhatikan dalam pengendalian dokumen kontrol ISO 9001. Soal disttribusi dokumen, setiap perusahaan memiliki keunikan tersendiri untuk membuatnya dengan cara tradisional berupa kertas atau modern berupa digital.